Privacybeleid
Bij E-motionbikes VOF hechten wij grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we helder en transparant uit hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die je met ons deelt via onze winkel, onze webshop en bij het huren of leasen van een e-bike.
E-motionbikes VOF houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de Belgische privacywetgeving.
- Wie zijn wij?
E-motionbikes VOF is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
- Bedrijfsnaam: E-motionbikes VOF
- Adres winkel: Brouwerijstraat 3, 3290 Diest
- KBO- / btw-nummer: BE0752.764.243
- E-mailadres: info@e-motionbikes.be]
- Telefoonnummer: 0495 47 20 02
- Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Afhankelijk van de manier waarop je contact met ons hebt (in de winkel, via de webshop, als huurder of als lease-rijder), verwerken wij verschillende gegevens:
- Bij aankoop in de webshop of winkel
Wanneer je een e-bike of accessoires bij ons koopt, registreren wij jouw gegevens in ons kassasysteem CycleSoft.
- Gegevens: Voor- en achternaam, adresgegevens (factuur- en leveradres), telefoonnummer, e-mailadres en betaalgegevens.
- Doel: Het verwerken van de bestelling, de levering, het verzorgen van onderhoud/garantie en de wettelijke boekhouding.
- Bij verhuur van e-bikes en inplannen proefritten (Proefritten zonder begeleiding)
Als je een e-bike bij ons huurt, hebben we extra gegevens nodig om diefstal en misbruik te voorkomen en de veiligheid te waarborgen.
- Gegevens: Voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en een legitimatiecheck (wij maken geen kopie van je identiteitskaart, maar kunnen het documentnummer noteren of de kaart ter controle inzien).
- Doel: Het uitvoeren van de huurovereenkomst, de administratieve afhandeling en diefstalpreventie.
- Bij fietsleasing (via leasemaatschappijen)
Wanneer je een e-bike leaset via je werkgever (bijvoorbeeld via een cafetariaplan of loonruil), treden wij op als intermediair en servicepartner.
- Gegevens: Jouw naam, contactgegevens, werknemersnummer/lease-referentienummer, gegevens van de leasemaatschappij en de specificaties van de e-bike (inclusief framenummer en onderhoudshistorie).
- Doel: Het controleren van het leasebudget, het afhandelen van de uitgifte van de fiets en het declareren van onderhoudsbeurten bij de betreffende leasemaatschappij.
- Algemeen contact en proefritten
- Gegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel surfgedrag op de website.
- Doel: Het inplannen van een proefrit of het beantwoorden van vragen via het contactformulier.
- Doelen en grondslagen van de verwerking
Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend op basis van de volgende GDPR-grondslagen:
- Uitvoering van de overeenkomst: Nodig voor de verkoop, verhuur, lease-afhandeling en reparatie van e-bikes.
- Wettelijke verplichting: De Belgische fiscale wetgeving verplicht ons om factuur- en administratiegegevens (waaronder die in CycleSoft) 7 jaar te bewaren.
- Gerechtvaardigd belang: Voor diefstalpreventie bij verhuur en het optimaliseren van onze winkel- en webshopervaring.
- Toestemming: Voor het verzenden van onze nieuwsbrief (indien je je hiervoor expliciet hebt aangemeld).
- Delen van gegevens met derden
E-motionbikes verkoopt jouw gegevens nooit. Wij delen je gegevens alleen met externe partijen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening:
- Leasemaatschappijen: Wij wisselen gegevens uit met jouw leasemaatschappij om de leaseovereenkomst te activeren en onderhoudskosten te verrekenen.
- CycleSoft (Kassasysteem): Jouw klant- en aankoophistorie wordt veilig opgeslagen in ons kassasysteem CycleSoft.
- Logistieke partners & Betaaldiensten: Voor de bezorging van e-bikes en de veilige verwerking van betalingen (Bancontact, creditcard, etc.).
- IT- & Hostingpartners: Voor het beheer van onze webshop en e-mailsystemen.
Met al deze partijen zijn sluitende afspraken gemaakt (verwerkersovereenkomsten) om de veiligheid van jouw gegevens te garanderen.
- Bewaartermijnen
Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Aankoop- en Factuurgegevens (CycleSoft): Wij bewaren deze conform de wettelijke Belgische fiscale termijn van 7 jaar.
- Huurgegevens: Gegevens over de huurperiode worden na afloop van de huur en volledige betaling/afhandeling maximaal 2 jaar bewaard, tenzij er sprake is van schade of diefstal.
- Leasegegevens: Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van het leasecontract en de daarna geldende garantietermijnen.
- Cookies
Onze webshop maakt gebruik van functionele cookies (bijv. voor het winkelwagentje) en analytische cookies (om de website te verbeteren). Voor marketing- of trackingcookies vragen we vooraf jouw expliciete toestemming via onze cookiebanner.
- Jouw rechten
Onder de GDPR heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
- Recht op inzage en rectificatie (aanpassen) van je gegevens in CycleSoft of onze webshop.
- Recht om vergeten te worden (wissen van gegevens, voor zover de fiscale wetgeving dit toestaat).
- Recht op beperking van de verwerking en recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit).
Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@e-motionbikes.be
- Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of misbruik. Onze webshop maakt gebruik van een beveiligde SSL-verbinding en de toegang tot ons kassasysteem CycleSoft is strikt beveiligd en alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel.
- Klachten en vragen
Bij vragen over deze privacyverklaring kun je contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 03/06/2026